Entro il 31 marzo 2026 i datori di lavoro devono trasmettere all’INAIL, esclusivamente in forma telematica, il nominativo del Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS) in caso di nuova nomina o variazione intervenuta nel 2025. Il mancato adempimento comporta sanzioni amministrative.
I datori di lavoro sono tenuti a comunicare all’INAIL il nominativo del Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS) entro il 31 marzo 2026 se nel corso del 2025 si è proceduto alla nomina di un nuovo RLS oppure se sono intervenute modifiche ai dati di un RLS già comunicato in precedenza. La trasmissione deve avvenire esclusivamente per via telematica attraverso il portale INAIL, utilizzando la funzione dedicata alla “Dichiarazione RLS”.
Chi è il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza
Il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS) è una figura chiave nel sistema di prevenzione e protezione aziendale, incaricata di rappresentare i lavoratori su tutte le tematiche inerenti la salute e sicurezza sul lavoro. La carica può essere assunta attraverso elezione da parte dei lavoratori o tramite designazione secondo quanto previsto dalle norme organizzative aziendali. Il RLS opera in tutte le aziende o unità produttive, incluse quelle costituite da soci lavoratori. Il ruolo dell’RLS comporta importanti responsabilità, tra cui:
- partecipare alla valutazione dei rischi presenti in azienda;
- essere consultato sui documenti di valutazione dei rischi e sulle misure di sicurezza da adottare;
- favorire il confronto continuo con il datore di lavoro su aspetti di prevenzione.
Quando scatta l’obbligo di comunicazione
La comunicazione all’INAIL è obbligatoria solo se nel corso del 2025:
- è stata effettuata la nomina di un nuovo RLS;
- sono intervenute modifiche anagrafiche o di contatto rispetto a un RLS già comunicato;
- è stata effettuata la sostituzione di un RLS precedentemente in carica.
Se il nominativo dell’RLS non è variato rispetto a quanto già comunicato, non occorre inviare una nuova dichiarazione. Tuttavia, l’obbligo resta per ciascuna singola unità produttiva in cui si articola l’azienda qualora queste siano distinte sotto il profilo organizzativo e operativo.
In assenza di nomina del RLS
Qualora in azienda non sia stato eletto o designato il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS), il datore di lavoro non è esonerato dagli obblighi previsti dalla normativa. In tali casi trova applicazione la figura del Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza Territoriale (RLST), individuato secondo quanto previsto dalla contrattazione collettiva di riferimento.
Il datore di lavoro è tenuto a:
- fare riferimento al RLST competente per territorio e settore, inviando una comunicazione all’organismo paritetico di competenza;
- consentire al RLST l’accesso ai luoghi di lavoro e alle informazioni inerenti salute e sicurezza;
- collaborare con il RLST nell’ambito delle attività di consultazione previste dalla normativa sulla sicurezza sul lavoro.
In assenza di RLS aziendale non deve essere effettuata alcuna comunicazione all’INAIL, in quanto l’obbligo di trasmissione riguarda esclusivamente i casi di nomina o variazione del RLS.
Procedura telematica e responsabilità del datore di lavoro
La trasmissione dei dati deve avvenire tramite il servizio online “Dichiarazione RLS” presente nel portale INAIL. È necessario che il datore di lavoro verifichi la correttezza delle informazioni inserite, compresi i dati anagrafici e i recapiti del rappresentante, per evitare errori che potrebbero comportare rilievi da parte dell’Istituto.
La mancata ottemperanza all’obbligo comporta l’applicazione di sanzioni amministrative pecuniarie, il cui importo va da 71,19 a 427,16 euro, a carico del datore di lavoro responsabile della dichiarazione tardiva o omessa.